Bei starkem Margendruck rückt die Suche nach einer effizienzsteigernden Prozessabwicklung in den Fokus. Die Finanzindustrie bewegt sich daher immer mehr Richtung Industrialisierung. Dies zielt insbesondere auf die Automatisierung von standardisierten und repetitiven Prozessen entlang der Customer Journey. Mit Robotic Process Automation (RPA) können repetitive und regelbasierte Prozesse durch eine Software bearbeitet werden. Mittlerweile werden laufend neue Anwendungen für RPA lanciert. Neben Effizienzsteigerung und Kostenersparnis kann hierdurch auch die Bearbeitungsqualität verbessert werden. Im Jahr 2025 soll RPA Schätzungen zufolge eine weltweite Marktgrösse von rund 7 Milliarden CHF erreichen – und damit helfen, in den Financial Services Ressourcen freizusetzen, die in anderen Bereichen, insbesondere wegen zunehmenden regulatorischen Herausforderungen, gebraucht werden.

Natürlich gab es schon vor der Entwicklung der robotergesteuerten Prozessautomatisierung digitale Lösungen. Die Robotics Process Automation ist aber eine einfache Möglichkeit, bestehende Legacy Applikationen miteinander zu verbinden. Dies macht den Einsatz der Technologie für Unternehmen im Finanzbereich zu einer interessanten Option. Die Vorteile von RPA liegen für die Anwender auf der Hand: Bei einem relativ geringen Investment verfügt die Technologie über ein hohes Potenzial, Kosten einzusparen und die Effizienz zu steigern. So können manuelle Arbeiten zur automatisierten Bearbeitung an eine Software ausgelagert werden. Zudem sprechen die Skalierbarkeit und eine allgemeine Verbesserung der Kundenzufriedenheit für den Einsatz von RPA.

Basierend auf der Prozessautomatisierung durch Roboter können später weitere digitale Lösungen wie Machine Learning und Intelligent Operations eingesetzt werden. Zudem ist RPA die Vorstufe für Cognitive Automation und diese wiederum ist eine gute Grundlage um Artificial Intelligence (AI) einzusetzen. Das Ziel der technologischen Entwicklung ist, «Digital Workers» zu etablieren, die den Menschen fehlerfrei und unermüdlich zur Hand gehen und deren Arbeitsalltag erleichtern.

Wo eine RPA-Implementierung Sinn macht

Robotic Process Automation kommt in den Financial Services insbesondere dort zum Einsatz, wo eine grosse Datenmenge verarbeitet werden muss. Also beispielsweise beim Erfassen von neuen Kundendaten, im Accounting, in der Fraud Detection oder im Reporting. Die Einführung der Software-Roboter bietet sich deshalb insbesondere im Finanz- und Kreditbereich an, denn dort zeichnen sich die Prozesse bereits durch ein hohes Mass an Standardisierung aus. So kann RPA-Software zum Beispiel beim Approval für Hypotheken eingesetzt werden: Die Technologie wertet die eingegebenen Daten aus und kalkuliert regelbasiert den Hypothekarzins.

Auch bei der Validierung und Bereitstellung von Kreditkarten können RPA-Lösungen eingesetzt werden: Die Roboter sind in der Lage, innerhalb kurzer Zeit umfangreiche Prüfungen durchzuführen und die Kreditwürdigkeit von Kunden zu analysieren. Auch im Rechnungswesen– als eine von vielen Einsatzmöglichkeiten – kann RPA erfolgreich zum Einsatz kommen: Roboter buchen elektronische Rechnungseingänge automatisch in ein ERP ein, schliessen Finanztransaktionen ab und konsolidieren diese oder gleichen Waren- und Rechnungseingänge ab. RPA-Lösungen können zudem auch BPM-Systeme ergänzen und so die Effizienz in neuen Organisationsbereichen steigern. Dies geschieht, indem Roboter Prozessschritte komplett übernehmen – beispielsweise die Übertragung von Kundeninformationen in CMS-Systeme.

Welche Prozesse sich zur Automatisierung eignen

Damit ein Unternehmen oder eine Bank von der Automatisierung profitieren kann, müssen folgende Vorgaben erfüllt sein:

• Der Prozess sollte regelbasiert sein.
• Der Prozess sollte digital ausgelöst werden.
• Der Prozess sollte bereits implementiert sein, funktionieren und stabil laufen.
• Der Prozess sollte besser funktionieren, je höher das Volumen der Ausführungen ist.
• Prüfungen und Messungen sollten bereits von Anfang an definiert und implementiert werden.
• Führt ein Unternehmen RPA-Tools neu ein, empfiehlt es sich, einen Proof of Concept (PoC) sowie einen Testpiloten durchzuführen. Sind die Software-Roboter bereits im Business etabliert, werden keine PoCs mehr benötigt.

Abhängig von der gewählten Lösung kann die Implementierung von Robotic Process Automation die Kosten in einem Unternehmen um bis zu 60% senken. Denn die Roboter stehen rund um die Uhr im Einsatz, können einfach kontrolliert werden und arbeiten beständig auf gleichem Level. Bei Bedarf kann der Workload einfach skaliert werden, in dem weitere Roboter einer Aufgabe zugewiesen werden. Sämtliche Compliance-Vorschriften müssen jederzeit eingehalten und die Roboter richtig gemanagt werden. Sind diese Bedingungen erfüllt, hat RPA das Potenzial, zu einer Virtual Workforce zu werden: Business Units übernehmen dann die Verantwortung für die automatisierten Prozesse. Für die Konzeption und Implementierung von RPA kann auf Fachwissen und Erfahrungen geeigneter externer Partner zurückgegriffen werden. Diese sollten sich mit den spezifischen Anforderungen von RPA im Finanzbereich auskennen.

Hürden auf dem Weg zur Prozessautomatisierung

Auf dem Weg zur Robotic Process Automation gibt es einige Hürden zu überwinden. Zum einen eignen sich nicht alle Prozesse für die Technologie. Prozesse sollten vom Management also sorgfältig analysiert und evaluiert werden. Zudem ist der Roll-Out meist aufwändig und es gilt, alle betroffenen Bereiche sowie die Corporate Governance frühzeitig und umfassend in den Prozess einzubinden. Ebenfalls ist es wichtig zu betonen, dass der Einsatz der Software-Roboter nicht bedeutet, Menschen einfach durch Maschinen zu ersetzen. Fachkompetenz braucht es weiterhin, genauso wie es Menschen braucht, welche die Regeln für die RPA definieren, Änderungen umsetzen und die technischen Lösungen weiterentwickeln und kontrollieren. Wird RPA richtig eingesetzt, bringt das Mitarbeitern den Freiraum, strategisch anspruchsvollere und spannendere Arbeiten zu übernehmen – denn die Software ersetzt vorerst insbesondere standardisierte Routineaufgaben.